وهو من اهم اسباب كفاءة الاداء وانسيابية العمل، ويتم اعداده من الفراغ من وضع الهيكل الادارى، وهو يهدف الى تحديد المسئوليات بدقة لكل عامل او مسئول بالصورة العلمية والعملية التى تتيح سرعة انجاز العمل وجودته، وتضبط الأداء، تمنع التضارب وتمكن من كشف المخالفات والمفاسد والأخطاء .. بما يمكن آخر الأمر من تحسين الأداء وسهولة المحاسبة او المكافأة. وهذا يعنى حصر كل المهام بدقة ثم توزيعها على الادارات المختلفة ثم توزيعها بصورة اكثر تفصيلا على الاقسام فى المستوى الادنى وهكذا بما يمكن فى اخر الامر من تحديد المهارات والخبرات والكفاءات المطلوبة، وان التعيين الفعال يجب ان تتم بعد هذه المرحلة من التوصيف. اننا ببساطة اذا لم نعطى سلطة ومسئولية فانه لايمكننا ان ننجز عملا ولا يمكننا ان نحاسب او نكافئ على هذا العمل وهذا ما يجعل المحاسبة أو المكافأة دائما صعبة فى ظل الفوضى التى لم تحدد المسئوليات والواجبات ان تحديد المسئولية لكل وظيفة داخل الهيكل الإدارى يجعلها دائما تحت المجهر بما يؤكد من مراقبته بوضوح وسهولة وتجويد أداءه ان دعا الأمر. ان انجاز العمل فى حالة عدم الوصف الوظيفى يكون متدنيا لوجود الإتكالية الناجمة عن عدم وجود التوصيف لمهام كل عامل أو موظف علاوة على عدم وحود المراقبة الفاعلة وعدم وضوح السلطة والأهداف، فيما يحدث العكس تماما عند العمل بالوصف الوظيفى حيث لا مجال للتهرب والإتكالية نسبة لوضوح المهام والسلطات ووجود الرقابة المستمرة.
5. تصميم النظام الإداري:
وهو من العوامل المؤثرة ايضا ويتوقف على: طبيعة عمل النظام ... حجمه ... بيئته.